Microsoft Access Dersleri

ACCESS  2000

Ders 1

Temel Form İşleri

 

Modül 1 :  Formlara Giriş

 

  • .1 Formları Anlamak

 

Formlar bir veritabanı tasarımcısının veri geliş gidişinde uygun arayüzler amacıyla kullanılır. Kontroller aracılığıyla veri geliş gidiş hatasını azaltılabilir. Birden fazla tabloyu içerebildiği için data girişinde tablolar arası dolaşmayı engeller. Başka programlardan nesne içerebilir, böylece daha fonksiyonel olarak kullanılabilir. Ayrıca verilerin sorgulanarak yada süzülerek gösterilmesine yarar.Giriş sırası belirlenebilir.Kılavuzluk edecek bilgi yada sıralama rahatlıkla oluşturulabilir.

 

Konuya girmeden önce derste kullanacağımız veritabanını oluşturmamız gerekiyor.Tasarım Görüntüsünde (Design View) bir tablo oluşturacağız. Daha sonra derste formları kullanarak bu tabloya veri giriş çıkışını sağlayacağız.

  • Boş bir Access penceresi açın.
  • “Create New Table in Desig View” ‘ u çift tıklayın.
  • Açılan tablo tasarım sayfasına aşağıdaki bilgileri girin.
  • FieldName        Datatype
  • MusteriId             AutoNumber
  • Ad                          Text
  • Soyad                    Text
  • Adres                    Text
  • ŞehirKod             Number
  • Telefon                Text
  • Bu bilgileri girdikten sonra 1. satırın başındaki kutuya sağ tıklayıp “Primary Key” seçin.
  • Tasarım görüntüsünde Close düğmesi ile yada File Menü ye girip Close seçeneğini seçin
  • Tabloyu kaydetmek için “Yes” tuşuna basın.
  • Tablonuza Musteriler adını verip OK ye basın

1.1.2 Form Türleri

Kullanıcının seçeneğine üç çeşit form sunulmuştur.Bu seçim tamamen uygulamaya  göre yapılır. Bir arayüz olan formu kendi kullaış kolaylığımıza göre değiştirebiliriz. Öncelikle bu form türlerini nereden seçeceğinizi görelim.

Hazır Formları Kullanmak

  • Veritabanı penceresinden, Forms başlığını seçip New düğmesine basın.
  • Çıkan penceredeki Autoform: Columnar, Autoform: Tabular, Autoform: Datasheet seçebilecğiniz form türleridir.

Columnar Türünde Form Oluşturmak;

  • Açılan New Form sayfasında Autoform: Columnar seçin,
  • “Choose the table or query where the object’s data come from: “ liste kutusundan “Musteriler” tablosunu seçip OK ye basın.(Böylece formumuza Musteriler tablosunu bağlamış olduk.)
  •  Access otomatik olarak bize Musteriler tablosunu oluşturduğumuz form arayüzüyle gösterdi.
  • Formu incelediğimizde veritabanındaki bütün alanların isminin metin kutularında (labelbox) geldiğini yanındaki textbox ta ise bu alanların değerlerinin geldiğini göreceğiz.Şu an bir değer yok çünkü biz veri tabanımıza herhangi bir kayıt girmedik.
  • Şimdi bu formu kullanarak veritabanımıza bilgi girelim.
  • MusteriId Alanına birşey girmiyoruz.Çünkü bu alan her yeni kayıtta kendini otomatik olarak bir önceki kayıt numarasının bir fazlasına eşitliyor.(Önceki MusteriId “0” idi.bu kaydın numarası “1” olacak.
  • Ad kısmına “Berk”, Soyad kısmına “Özden”, Adres kısmına “Beşiktaş” , ŞehirKod kısmına “34” , Telefon kısmına “02122275869” yazın(Çift tırnakları yazmayın!!!)
  • Form penceresinde Close düğmesi ile yada File Menü ye girip Close seçeneğini seçin.
  • Formu kaydetmek için “Yes” tuşuna basın.(Formu kaydetmeden kapatmak için “NO”, forma geri dönmek için “Cancel” düğmesine basabilirsiniz.)
  • Formunuza MusterilerColumnar adını verip OK ye basın.

Columnar türünde bir form oluşturduk ve bunu bir isimle kaydettik. Ayrıca formu kullanarak veritabanımıza bilgi girdik.

Columnar kayıtları teker teker getirir ve bunları sütun şeklinde sıralar. Bu tür formlarla kayıtlarınızı birer birer ayrıntılı bir biçimde incelyebilirsiniz.

 Tabular Türünde Bir Form Oluşturmak:

  • Veritabanı penceresinden, Forms başlığını seçip New düğmesine basın.
  • Açılan New Form sayfasında Autoform: Tabular seçin,
  • “Choose the table or query where the object’s data come from: “ liste kutusundan “Musteriler” tablosunu seçip OK ye basın.

Bu türde bütün kayıtlar bir kerede gelir. Columnar dan farklı olarak alanlar sütunlarda gösterilir,bütün kayıtlaı gösterir. Kayıtları toplu olarak inceleme avantajı vardır.

 

  • Şimdi bu formu kullanarak veritabanımıza bir kayıt daha girelim.

 

  • Formdaki alt satıra aşğıdaki bilgileri girin.

 

  • MusteriId Alanına birşey girmiyoruz.Çünkü bu alan her yeni kayıtta kendini otomatik olarak bir önceki kayıt numarasının bir fazlasına eşitliyor.(Önceki MusteriId “1” idi.bu kaydın numarası “2” olacak.

 

  • Ad kısmına “Aydın”, Soyad kısmına “Aktuğ”, Adres kısmına “İzmir” , ŞehirKod kısmına “35” , Telefon kısmına “05322275869” yazın.

 

  • Form penceresinde Close düğmesi ile yada File Menü ye girip Close seçeneğini seçin

 

  • Tabloyu kaydetmek için “Yes” tuşuna basın.

 

  • Formunuza MusterilerTabular adını verip OK ye basın

 

Datasheet Türünde Bir Form oluşturmak:

 

  • Veritabanı penceresinden, Forms başlığını seçip New düğmesine basın.

 

  • Açılan New Form sayfasında Autoform: Datasheet seçin,

 

  • “Choose the table or query where the object’s data come from: “ liste kutusundan “Musteriler” tablosunu seçip OK ye basın.

 

Bu türde bütün kayıtlar bir veritabanındaki görüntüsüyle gelir. Form görünümü veritabanı görünümüne benzer.

 

  • Şimdi bu formu kullanarak veritabanımıza bir kayıt daha girelim.

 

  • Formdaki alt satıra aşğıdaki bilgileri girin.

 

  • MusteriId Alanına birşey girmiyoruz.Çünkü bu alan her yeni kayıtta kendini otomatik olarak bir önceki kayıt numarasının bir fazlasına eşitliyor.(Önceki MusteriId “2” idi.bu kaydın numarası “3” olacak.
  • Ad kısmına “İlhan”, Soyad kısmına “Ketrez”, Adres kısmına “Ankara” , ŞehirKod kısmına “06” , Telefon kısmına “05322275862” yazın.

 

  • Form penceresinde Close düğmesi ile yada File Menü ye girip Close seçeneğini seçin.

 

  • Tabloyu kaydetmek için “Yes” tuşuna basın.

 

  • Formunuza MusterilerDatasheet adını verip OK ye basın

 

1.1.3 Bir Formu Açmak Ve Kapamak

 

  • Veritabanı Penceresinden Forms başlığını tıklayın.

 

  • Kaydettiğiniz MusterilerColumnar formunu çift tıklayın.

 

  • Formunuz açılmıştır.Kapatmak için:

 

  • Form penceresinde Close düğmesi ile yada File Menü ye girip Close seçeneğini seçin.

1.1.4 Formları Kullanarak Kayıtlar Arasında Dolaşmak

 

  • Veritabanı Penceresinden Forms başlığını tıklayın.

 

  • Kaydettiğiniz MusterilerColumnar formunu çift tıklayın.

 

  • Formun alt tarafındaki Record yazısının işaretler(▐t , t, u, u ▌, uã) sizin kayıtlar arasında dolaşırken kullanacağınız kontrollerin işaretleridir.

 

  • kontrol (Son Kayıda Git) formunuzdaki son kayıta götürür.Bu düğmeye basın forma 3 nolu kaydın bilgileri gelecektir.

 

  • kontrol (İlk Kayıda Git) formunuzdaki  ilk kayıta götürür.Bu düğmeye basın forma 1 nolu kaydın bilgileri gelecektir.

 

  • kontrol (Bir Önceki Kayıda Git) formunuzdaki bir önceki kayıta götürür.Bu düğmeye basın forma 1 nolu kaydın bilgileri gelecektir.

 

  • kontrol (Bir Sonraki Kayıda Git) formunuzdaki bir sonraki kayıta götürür.Bu düğmeye basın forma 2 nolu kaydın bilgileri gelecektir.

 

  • kontrol (Yeni Kayıt Ekle) formunuza yeni kayıt girebileceğiniz boş bir sayfa getirir.

 

1.1.5 Formları Kullanarak Kayıt Eklemek, Silmek, Değiştirmek

 

Formlar kayıtları gösteren arayüzlerdi. Biz bu arayüzleri istediğimiz kayıtlara daha kolay ulaşıp kontrol edebilmek için kullanacağız. Şimdi oluşturduğumuz formları kullanarak bu kontrolleri yapalım.

 

Kayıt Eklemek:

 

  • MusterilerColumnar formunu çift tıklayın.

 

  • Yeni bir kayıt eklemek için formdaki (uã) kontrolüne tıklayın. Aşağıdaki yeni müşteri bilgilerini girin.

 

  • MusteriId Alanına birşey girmiyoruz.

 

  • Ad kısmına “Necati”, Soyad kısmına “Günaydın”, Adres kısmına “Ankara” , ŞehirKod kısmına “06” , Telefon kısmına “05322275222” yazın.

 

  • Yeni bir kayıt daha eklemek için formdaki (uã) kontrolüne tıklayın. Aşağıdaki yeni müşteri bilgilerini girin.

 

  • MusteriId Alanına birşey girmiyoruz.

 

  • Ad kısmına “İlhan”, Soyad kısmına “Sağlam”, Adres kısmına “Beşiktaş” , ŞehirKod kısmına “34” , Telefon kısmına “05322575222” yazın.

 

  • Girdiğiniz her bilgi bir başka kayıda gittiğiniz anda,Accessi kapttğınız anda kaydedilir. Siz bilgi girerken elektrik kesilir yada bilgisayar düğmeden kapatılırsa girdiğiniz alandaki değişiklik kaydedilmez.

 

  • Son kayıda git kontrolünü kullanarak 4 nolu kontrole gidin. Son giridğiniz müşterinin sayfası gelecektir.

 

 

Kayıt Silmek

 

  • “Necati” isimli müşterinin kaydını seçin.

 

  • Kayıdın sol tarafındakiSeçili olan (uveya kalem )işareti olan bölüme sağ tıklayın ve Cut seçeneğini işaretleyin.

 

  • Size 1 kaydı silmek üzere olduğunuz uyarısını verecektir.”Yes” tuşuna basarak kaydı silin.(“Cancel” tuşuna basarak silme işleminden vazgeçebilirsiniz.)

 

  • Aynı işlemi Edit menü, Select Record (Eğer form içindeki bir kontrol seçiliyse kayıdı seçili hale getirmek için yapıyoruz bu işlemi.) seçin, tekrar Edit menüye girip Delete ‘i seçin.

 

  • Benzer şekilde kayıdınız aktif isae sadece “Del” tuşuna basarak da silebilirsiniz.

 

  • Access toolbox’ındaki yeni kayıt ekle düğmesinin yanındaki “Delete Record” düğmesi de aynı işi yapacaktır.

 

Kaydı Değiştirmek

 

  • İlk kayda Git kontrolünü kullanarak 1 nolu kayda gidin.

 

  • Müşterini adını “Berk” yerine “Erkut” olarak değiştirin. “Bir Sonraki Kayıt” düğmesine basın.

 

  • Bir Önceki Kayıt” kontrolüyle geri döndüğünüzde kayıdın değişmiş olduğunu göreceksiniz.

 

 

Modül 2 : Basit  Form İşlemleri

1.2.1 Formları Yazdırmak

 

  • MusterilerColumnar formunu çift tıklayarak açın.

 

  • File menüsünü açın,

 

  • Print seçeneğini seçin,

 

  • Tüm kayıtları yazdırmak için Print diyalog kutusundaki “OK” düğmesine basın.Tek bir kaydı yazdırmak için Print Range Kutusundaki Selected Record(s) seçeneğini işaretleyip “OK” butonuna basın.
  • İkinici seçenek olarak eğer tüm kayıtları yazdırmak istiyorsanız ilgili formun isminin üzerine sağ-tıklayarak “Print” i seçebilirsiniz

1.2.2 Otomatik Formlar Oluşturmak

 

Bu tip formları hazırlamayı “Fom Türleri” kısmında oluşturduğumuz için tekrar üzerinde durmayacağız.

1.2.3 Form Sihirbazı Kullanarak Form Hazırlamak

Otomatik formlarda oluşan form hızlı bir şekilde bağladığınız kaynaktaki tüm alanları kullanır,arayüzü  sizin belirlemenize izin vermez. Form sihirbaz bu tür esneklikleri sağlamak için kullanılmıştır. Bu araçla form hazırlarken tabloların istediğiniz alanlarını kullanabilir, görünümü değiştirebilirsiniz .

Bu araçla bir form oluşturmak için:

 

  • Veritabanı penceresinde “Forms” başlığını tıklayın.

 

  • “Creat form by using wizard” ‘ı çift tıklayın.

 

  • Bu ekranda Tables /Queries liste kutusundan Musteriler tablosunu seçin.

 

  • Seçtiğiniz bu nesnenin elemanlarını Available Fields kutusunda görebilirsiniz.

 

  • Available Fields bölümündeki MusteriId alanını çift tıklayıp Selected Fields bölümüne atın. Aynı işlemi önce istediğimiz alanı seçip  “>” işaretli tuşa basarak da yapabiliriz.(“>>” kontrolü bütün alanları atar,”<” kontrolü Selected Fields  bölümünden seçili olan alanı çıkarır, “<<” Selected Fields  bölümünden tüm alanları çıkarır.)

 

  • Aynı şekilde Ad, Soyad, Telefon alanlarını da Selected Fields bölümüne atın.

 

  • Next” tuşuna basarak sihirbaz aşamalarına devam edelim.(“Finish” basarsanız seçili olan alanları kullanarak bir Columnar form oluşturur.)

 

  • Wizard formumuzun görünümünü belirlemek için bize form türlerini getirecektir. “Columnar” seçeneğini seçip “Next”  e basın. (“Finish” basarsanız seçilmiş olan özellikleri kullanarak bir form oluşturur.)

 

  • Bu aşamada formumuzun görünümü ile ilgili grafik özelliklerini seçebiliriz. “Industral” ı seçip “next” tuşuna basın. (“Finish” basarsanız seçilmiş olan özellikleri kullanarak bir form oluşturur.)

 

  • Son aşamada formumuz için isim vereceğiz. Kutuya “MusterilerWizard” yazın.

 

  • Alttaki seçenek kutularından formunuzu tasarım görüntüsünde açmak için “Modify the form’s design” seçeneğini, formlarla ilgili yardım penseresini açmak için de”display Help on working” seçeneğini seçebiliriz.

 

  • Seçenek kutularından “Open fom to view or enter information” seçeneğini seçip “Finish” e basın.

 

Hazırlamış olduğumuz formu inceleyebilirsiniz.

 

1.2.4 Formlarda Kayıtları Sıralamak

 

Formlar ilk olarak kayıtları veritabanındaki öncelikli alana göre getirirler.Bu sıralama her zaman kullanışlı olmayabilir.Bazı durumlarda  kayıtları müşteri numaralarına göre değilde adlarına göre sıralandırmak daha kullanışlı olabilir.Bu sıralama işlemini gerçekleştirmek için:

 

 

  • Kaydettiğiniz MusterilerColumnar formunu çift tıklayıp açın.

 

  • Ad alanında sağ tıklayıp çıkan menüden Sort Ascending seçeneğini işaretleyin.

 

  • İlk Kayıda Git kontrolünü kullanarak ilk kayıda gelin. İlk kayıt olarak “musteriId” ‘si “2” olan “Aydın” adlı müşterinin bilgilerinin geldiğini göreceksiniz.

 

  • Sonraki kayda git kontrolünü kullanarak bir sonraki kayda gidin. Burda da “Berk” isimli müşterinin bilgilerinin geldiğini göreceksiniz.

 

  • Yaptığımız işlem kayıtları Müşterileri adlarına göre sıralayıp A’dan Z’ye doğru sıralayarak getirdi.

 

  • Ad alanında sağ tıklayıp Sort Ascending seçtiğimizde kayıtların Z’den A’ya doğru sıralandığını görebilirsiniz.

 

  • Aynı form üzerinde aynı anda birden fazla sıralama işlemi yapılamaz.(Hem Soyada hem de şehire sıralama koyma)

 

 

  • Yaptığınız sıalamayı forma sağ tıklayıp “Remove Filter/Sort” seçeneğini işaretleyerek kaldırın.

 

Sıralamayı alanın tipine (numerik, tarih, metin)  göre yapabiliriz.

1.2.5 Formlarda Bilgi Bulmak Ve Değiştirmek

 

Büyük kayıtlar arasında bilgi aramak zorunda kaldığınızda en güç yol Columnar olarak oluşturulmuş bir formda teker teker kayıtları incelemektir. Bu durumda daha iyi bir yol formu Datasheet veya Tabular olarak hazırlamaktır. Fakat ikisinde de kayıtlar arasında kaybolabilirsiniz. Bunun için Access’ in Bul (Find) aracını kullanmak en mantıklı çözüm olacaktır.

 

Form İçindeki Bilgiyi Bulmak:

 

  • MusterilerDatasheet formunu çift tıklayıp açın.

 

  • Edit Menü’süne girip Find seçeneğini işaretleyin.

 

  • Look In bölümünde Müşteriler ‘ i seçin.

 

  • Find What bölümüne “Aydın” yazın.(Aydın bilgisi geçen alanı ve kayıdı bulacağız.)

 

  • Match bölümünde Start of Field seçin(“Whole Field” alanın tümüyle karşılaştırma yapar, aynıysa getirir.”Any Part Of The Field” aradığımız bilgiyi alanların içindeki metinin içinde olup olmadığına bakar).

 

  • Find Next tuşuna basın.

 

  • Bu arama bize kayıtlar içindeki “Aydın” ile başlayan alanları seçecektir.

 

  • Find What bölümünü “an” olarak değiştirin.

 

  • Match bölümünde Any Part Of The Field seçin.

 

  • Find Next tuşuna basın.

 

  • Bu arama bize kayıtlar içindeki “an” veya “An” ile başlayan alanları seçecektir.(Büyük, küçük harf özelliklerini dikkate almayacaktır.)

 

  • Find What bölümünü “Aydı” olarak değiştirin.

 

  • Match bölümünde Whole Field seçin

 

  • Find Next tuşuna basın.

 

 

  • Bu arama bize kayıtlar içindeki bilgis “Aydı” olan alanları seçecektir.Yani hiç bir kayıt bulamayacaktır.

 

  • More tuşuna basın.

 

  • Şimdi daha ayrıntılı arama yapabilmemizi sağlayan kontrolleri kullanacağız .

 

 

  • Find What bölümünü “an” olarak değiştirin.

 

  • Match bölümünde Any Part Of The Field seçin.

 

  • Match Case seçeneğini seçin.

 

  • Find Next tuşuna basıp bulunan öğelere bakın.

 

  • Ankarayı bulamayacaktır.Çünkü bu aramamız giridiğimiz textin tamamıyla aynısını içeren alanları arıyor.(Büyük, küçük harf ayrımını yapıyor)

 

  • Search kontrolüyle arama yönümüzü belirleyebiliriz.

 

Bulunan bilgileri başka bir text ile değiştirmek istersek Replace’ ikullanabiliriz.

 

  • Find aracı açıkken Replace’ e basın.

 

  • Find What bölümünü “Aydın” olarak girin.

 

  • Match bölümünde Whole Field seçin.

 

  • Replace With bölümüne “Mehmet” yazın.

 

  • Replace All tuşuna basın.

 

  • Kayıtlar içindeki tüm “Aydın” yazan alan bilgileri “Mehmet” olarak değişecektir.

 

Eğer tek bir kolonda arama yapacaksak o kolonu seçtikten sonra Find aracını açıp Look In  bölümünde o alanı seçmemiz gerekir.

1.2.6 Formlarda Süzme ( Filter ) İşlemi

 

Formlar da kayıtlar herhangi bir kritere bakılmadan getirilir. Biz form üzerinde bu kayıları inceleken bir takım kriterler kullanabiliriz. Sadece belli bilgiyi taşıyan kayıtları ekrena getirmek gruplama açısından oldukça kullanışlıdır. Süzme yada filtreleme bu tip bir sorgulamadır.

 

Filtrelemede üç değişik method kullanılabilir:

 

  • Filter by selection : Sadece seçili alan bilgisini taşıyan kayıtlar gelir.

 

  • Filter Excluding Selection: Seçili alan bilgisini taşımayan kayıtlar gelir.

 

  • Filter For : Girdiğiniz bilgiyi içinde taşıyan alanlar getirilir.

Bu sıralama işlemini gerçekleştirmek için:

 

  • Kaydettiğiniz MusterilerDatasheet formunu çift tıklayıp açın.

 

  • ŞehirKod alanında “34” bilgisine sağ tıklayıp çıkan menüden Filter by selection seçeneğini işaretleyin.

 

  • Sadece “34” alan bilgisi içeren kayıtların geldiğini göreceksiniz.

 

  • Yaptığımız bu filtrelemeyi forma sağ tıklayıp “Remove Filter/Sort” seçeneğini işaretleyerek kaldırın.

 

  • Kayıtlar yine tamamıyla görüntülenecektir.

 

Bir form üzerine birden fazla filteleme  kullanılabilir. Böylece İstanbul’ da oturan tüm İlhanları bulabiliriz.

 

  • ŞehirKod alanında “34” bilgisine sağ tıklayıp çıkan menüden Filter by selection seçeneğini işaretleyin.

 

  • Sadece “34” alan bilgisi içeren kayıtların geldiğini göreceksiniz.

 

  • Şimdi “5” nolu müşterinin adına (“İlhan” )sağ tıklayın Filter by selection seçin.
  • Yaptığımız işlem kayıtları bize sadece İstanbul’da oturan İlhan’ların kayıdını getirdi.

 

  • Forma sağ tıklayıp “Remove Filter/Sort” seçeneğini işaretleyin. Bu işlem tüm filtrelemeleri kaldıracaktır.

 

Filter Excluding Selection

 

  • ŞehirKod alanında “34” bilgisine sağ tıklayıp çıkan menüden Filter by selection seçeneğini işaretleyin.

 

  • “34” alan bilgisi içermeyen kayıtların geldiğini göreceksiniz.

 

  • Forma sağ tıklayıp “Remove Filter/Sort” seçeneğini işaretleyin.

 

Filter For

 

  • ŞehirKod alanında “34” bilgisine sağ tıklayıp çıkan menüden Filter For seçeneğinin yanındaki kutuya “6” yazın.

 

  • Enter’a basın.

 

  • Sadece “6” alan bilgisi içeren kayıtların geldiğini göreceksiniz.

 

  • Forma sağ tıklayıp “Remove Filter/Sort” seçeneğini işaretleyin

 

 

 

 

 

Ders 2

Formları Tasarlamak

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Modül 1:Tasarım Ekranını Kullanmak

 

Bundan önceki derste formları otomatik olarak yada form sihirbazı kullanarak oluşturmayı öğrendik.Otomatik formlar istediğimiz esneklikte olmadığını bu eksikliği de  from wizard kullanarak giderebildiğimizi gördük. Ama yinede oluşturduğumuz bu formlar istediğimiz görünüme sahip değildi. Örneğin ŞehirKod alan ismi formda aynı şekilde bitişik görünüyordu. Bu tip ve buna ilave olarak daha bir çok değişikliği yapabilmek için formu Tasarım Görütüsü’nde (Design View) açmalıyız.

 

Bir Formu Tasarım Görüntüsü’nde açmak:

 

  • Bir önceki derste oluşturduğumuz Access dosyasını açın.

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin

 

  • MusterilerColumnar formuna sağ tıklayın ve Design View seçin

2.1.1 Formların Bölümlerini Anlamak

 

Formlar  içlerinde bölümlere ayrılır.Her formun  Form Header, Page Header, Detail, Page Footer, Form Footer bölümleri vardır. Belirttiğimiz bu bölümler Tasarım Ekranında görünmeyebilir.

 

Bu bölümleri görmek için:

 

  • Formda Detail yazan kısma sağ tıklayıp menüden Page Header/Footer ve Form Header/Footer‘ı seçin.

 

Bu bölümlerin açıklamaları:

 

  • Form Header : Formdaki her kaydı gösteren sayfanın üst kısmına metin yada nesne ekler. Form yazdırıldığında sadece ilk kaydın üzerinde görülür.

 

  • Page Header : Form yazdırıldığında her sayfanın üst kısmına nesne yada metin eklemenizi sağlar.

 

  • Detail : Formun içine nesneler yerleştirilmesini sağlar. Form açıldığında ve yazdırıldığında görünen kısımdır.

 

  • Form Footer : Form yazdırıldığında her form sonuna nesne yada metin eklenmesini sağlar.

 

  • Page Footer : Form yazdırıldığında son kayıdın altında görütülenmesi istenen metin yada nesneler için kullanılır.

 

Formlar hazırlanırken genellikle Detail kısmını kullanacağız.Bu alan içinde istediğiniz nesneleri yerleştirip,yerlerini tekrar düzenleyebilirsiniz.

2.1.2 Form Bölümlerini Boyutlandırmak ve Biçimlendirmek

 

Formu üzerindeki tüm bölümler istenildiği gibi değiştirilebilir.Bölümlerin boyutunu değiştirebilmek için üst çizgilerine özel işaret çıktığında gelip sol mouse tuşuna basılı tutarak istediğiniz yere çekmek yeterlidir

Kontroller

 

Formu kullanırken bazı fonksiyonları yerine getirmeyi sağlayan grafik nesneleridir.Bu kontroller sadece bir metin kutusu yada rapor yazdırabilen  bir düğme olabilir.Kontrollere bağlı etiketler bağlayarak bu kontrolün neye ait olduğunu belirtebilirsiniz.Kontrolleri bir tabloya veya sorgunun herhangi bir alanına bağlayabilirsiniz.Bu şekilde ilişkilendirilmiş kontrollere Bağlı(bound) kontrol ,ilişkisiz kontrollere ise Bağımsız (Unbound) kontrol denir.

 

  • Textbox ,Labelbox gibi kontroller , tablo yada sorgu alanlarına bilgi girmenizi yada bu alanlardaki bilgileri göstermenizi sağlar.

 

  • Combobox ,Listbox,Checkbox gibi kontroller alanlara sadece sizin sınırladığınız bilgilerin girilmesine yardımcı olur.

 

  • Toggle Button,Command Button ve Option buton gibi kontroller basıldığında özel bir fonksiyonu yerine getirmek için kullanılırlar.

 

  • Çerçeveler ,Doğrular ve diğer grafik nesneler,kontrolleri gurplamanızı ve bir araya getirmenizi sağlar.

 

2.1.3 ToolBox Yardımıyla Bir LabelBox Kontrolü Oluşturmak

 

LabelBox lar sadece metin göstermek için kullanılan kontrollerdir. Kullanıcı TextBox’taki gibi bilgi giremez.

 

Bir LabelBox Oluşturmak:

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin.

 

  • Formu Tasarım Görüntüsünde açın(MusterilerWizard formuna sağ tıklayın ve Design View seçin)

 

  • Detail bölümünde (bizim kontrollerimizi yerleştireceğimiz) boş yer yoksa Page/Footer’ı tutup 2 santim kadar aşağıya çekin.

 

  • ToolBox’tan LabelBox( Aa işaretli olan)butonuna basın.

 

  • “Telefon” yazılı LabelBox ın altına 0.5 cm kadar boşluk bırakıp sol tıklayıp çekin(mouseın sol tuşuna basıp, basılı tutup diğer LabelBox lar büyüklüğünde bir dikdörtgen olacak kadar çekip bırakın).

 

  • İçine “Telefon” yazıp Enter’a basın.

 

  • Şimdi oluşturduğumuz bu LabelBox’ı Form View da görelim.Bunun için Tasarım Görüntüsü Penceresinde (Design View) MusterilerWizard : Form yazan kısma sağ tıklayıp Form View seçeneğini işaretleyin.

 

  • Oluşturduğunuz LabelBox’ı görebiliriz. Fakat bu işlevi olmayan bir LabelBox olduğu için bunu sileceğiz.

 

  • Form’u tekrar Tasarım Görüntüsünde açın.

 

  • Oluşturduğumuz LabelBox’ı sol tıklayıp klavyeden Delete tuşuna basın.(Aynı işlemi kontrole sağ tıklayıp Cut seçeneğini işaretleyerek,yada Edit menüsünden Delete seçeneğini işaretleyerek yapabiliriz.)

 

2.1.4 Bağlı Bir TextBox Kontrolü Hazırlamak

 

TextBox bilgi giriş ve gösteriminde kullanılan kontrollerdir. Bağlı TextBoxlar bilgilerini bir tablonun yada sorgunun alanından alırlar.

 

Bağlı Bir TextBox Oluşturmak:

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin.

 

  • Formu Tasarım Görüntüsünde açın(MusterilerWizard formuna sağ tıklayın ve Design View seçin)

 

  • ToolBox’tan TextlBox( ab| işaretli olan)butonuna basın.

 

  • “Telefon” yazılı TextBox’ ın altına 0.5 cm kadar boşluk bırakıp sol tıklayıp çekin(mouseın sol tuşuna basıp, basılı tutup diğer LabelBox lar büyüklüğünde bir dikdörtgen olacak kadar çekip bırakın).

 

  • TextBox bir LabelBox (etiketi) ile birlikte açılacaktır. Bu etikete çift tıklayın. Karşınıza bu kontroller özelliklerini değiştirebildiğimiz Properties Ekranı çıkacaktır.

 

  • Burada All menüsüne girerek Caption yazan kısma “Adres” yazın.

 

  • Properties ekranını kapatın.

 

  • Şimdi textbox’ı veritabanımızdaki “adres” alnına bağlayacağız.

 

  • Bunun için oluşturduğumuz textboxa çift tıklayın. Properties Ekranı çıkacaktır.

 

  • Bu ekrandan All menüsünü seçip Control Source ‘a sol tıklayın yan kısmında çıkan aşağı ok işaretine sol tıklayın.

 

  • “Adres” ‘i seçip Properties Ekranını Kapatın.

 

  • Şimdi oluşturduğumuz bu bağlı TextBox’ı Form View da görelim.Bunun için Tasarım Görüntüsü Penceresinde (Design View) MusterilerWizard : Form yazan kısma sağ tıklayıp Form View seçeneğini işaretleyin.

 

  • Oluşturduğunuz TextlBox’ı içinde müşterinin adres bilgisiyle görebilirsiniz.

 

2.1.5 Bir Kontrolü Taşımak ,Boyutunu Değiştirmek

 

Oluşturduğumuz TextBox’ı daha form içinde düzgün bir şekilde göstermek için onun boyutlarını değiştirmek zorundayız.Bu işlemlerde dikkat edilmesi gereken konular aşağıdadır:

 

  • Kontrolleri taşımak için kontrol seçili iken mouse’ı alt kısmından içine doğru götürün.El işareti çıktığında kontrole sol tıklayıp çekebilirsiniz.

 

  • Kontrole bağlı bir etiketi ayrı olarak hareket ettirmek için etiketin sol üst kısmına mouse’ı götürün özel işaret çıkınca sol tıklayıp kontrolü istediğiniz yere çekebilirsiniz.

 

  • Mouse’ı değiştireceğiniz boyutun yanına getirerek özel işareti görün. İşareti gödükten sora sağ butonu basılı tutup uygun yere kadar çekin. Aksi taktirde kontrolün ölçüsünü değiştiremezsiniz.

 

  • Kontrolleri grup halinde taşıyabilmek için kontrolleri Shift tuşuna basılı olarak teker teker seçin. Daha sonra grubu sol tıklayarak istediğiniz yere çekebilirsiniz.

 

  • Seçili kontrolü Izgara(grid) büyüklüğünde taşımak için CTRL tuşuna basılı iken klavyeden ok tuşlarını kullanabilirsiniz. Küçük ayarlamalar için bu yolu kullanmanızı tavsiye ederim.

 

  • Benzer şekilde kontrolün boyutları ayarlamak içinde Shift tuşuna basıp yine ok tuşlarıyla boyutları ayarlayabilirsiniz.

 

 

Bu bilgileri kullanarak yeni eklediğimiz TextBox’ı diğerleriyle aynı olacak şekilde ayarlayın.

 

  • Pratik bir şekilde bu düzenlemeyi yapmak için önce yaptığımız Textbox’ı ,etiketi ve örnek olarak bir labeli seçip Format menüye girip,Size i seçipayarlamak istediğimiz özelliği seçebiliriz.Format menüsüyle buna benzer pratik yöntemler kullanabiliriz.

 

 

 Modül 2 :  Formları ve Kontrolleri Biçimlendirmek

 

2.2.1 Kontrollerin Zemin,Özel Efekt ve Çerçeve Özelliklerini Değiştirmek

 

Bir Kontrolü yarattıktan sonra onla ilgili özellikleri değiştirebiliriz.kontrollere ait olan,isim,font ,renk ,bağlı olduğu alan bilgilerinin değiştirebilir.

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin.

 

  • MusterilerWizard Formunu Tasarım Görüntüsünde açın(MusterilerWizard formuna sağ tıklayın ve Design View seçin)

 

  • “Adres” yazılı labela cift tıklayıp özelliklerini açın.

 

  • All menüsünden Border Style ‘ı solid yapın.

 

  • Special Effect ‘i Shadowed olarak seçin.

 

  • Back Color özelliğini tıklayın, görünen kutucuğa tıklayıp labelin zemin rengi için renk seçin.

 

  • Caption özelliğine “Şehir Kodu “ yazın.

 

  • Özellikleri kapatın.

 

  • “Adres” yazılı textboxa cift tıklayıp özelliklerini açın.

 

  • All menüsünden Border Style ‘ı solid yapın.

 

  • Special Effect ‘i Shadowed olarak seçin.

 

  • Control Source ‘a sol tıklayın yan kısmında çıkan aşağı ok işaretine sol tıklayın.

 

  • “ŞehirKod” ‘unu seçin.

 

  • Özellikleri kapatın.

2.2.2 Kontrollerin Yazı Tipi, Yazı Boyutu ve Yazı Rengini Değiştirmek

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin.

 

  • MusterilerWizard Formunu Tasarım Görüntüsünde açın.

 

  • ŞehirKod yazılı labela cift tıklayıp özelliklerini açın.

 

  • All menüsünü açın.

 

  • Font Name özelliğine sol tıklayın yan kısmında çıkan aşağı ok işaretine sol tıklayın.

 

  • “Courier New” seçeneğini seçin.

 

  • Font Size özelliğini 12 olarak değiştirin.

 

  • Font Color özelliğini tıklayın, görünen kutucuğa tıklayıp labelin fontu için renk seçin.

 

  • Özellikleri kapatın.

 

2.2.3 Koşullu Biçimleme (Conditional Formating) Uygulamak

 

Koşullu Biçimleme belirlediğimiz bir kritere uygun olan kayıtlara istediğimiz özellikleri vermemizi sağlar. Koşullu biçimlendirme sadece seçili olan kolona uygulanır.

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin.

 

  • MusterilerTabular Formunu çift tıklayarak açın ( Form View görüntüsünde)

 

  • ŞehirKod alanına sol tıklayın.

 

  • Format menüden Conditional Formattingi seçin.

 

  • Condition 1 çerçevesinde Field Value is.özelliğini seçin,

 

  • Bir yanındaki OptionBox kontrolünden equal to özelliğini seçin.

 

  • Yandaki alana karşılaştırma kriterimizi yazdığımız yerdir. Bu alana “34” yazın.

 

  • Alt kısmındaki Bold düğmesine ve Italik karakter düğmesine basın.

 

  • OK düğmesine basarak biçimlendirmeyi çalıştırın.

 

Görüldüğü gibi Şehirkodu 34 olan bilgileri önce bold,ve italik karakter olara gösterdik. Koşullandırmaya girmeyen bilgiler için Default Formatting kısmıda biçimlendirme yapabiliriz. Bir kolona en fazla 3 tane koşullu biçimlendirme konulabilir. Diğer koşullu biçimlendirmeyi koymak için aşağıdaki  basamakları yapın.

 

  • “ŞehirKod” alanında bir bilgiyi tıklayın.

 

  • Format menüden Conditional Formattingi seçin.

 

  • Add tuşuna basarak yeni bir koşul ekleyin.

 

  • Condition 2 çerçevesinde Field Value is.özelliğini seçin,

 

  • Bir yanındaki OptionBox kontrolünden equal to özelliğini seçin.

 

  • Yandaki alana karşılaştırma kriterimizi yazdığımız yerdir. Bu alana “35” yazın.

 

  • Alt kısmındaki Bold düğmesine, Italik karakter düğmesine basın ve fontun rengini kırmızı olarak seçin.

 

  • OK düğmesine basarak biçimlendirmeyi çalıştırın.

 

Bu işlemde alan bilgisi 34,35  olan bilgilere ayrı ayrı biçimlendirme uyguladık.Bu uygulamalarda karşılaştırma şeklini sadece Equal to olarak aldık. Şimdi de between tekniğini kullanarak bir  biçimlendirme yapalım.

 

  • “MusteriId” alanında bir bilgiyi tıklayın.

 

  • Format menüden Conditional Formattingi seçin.

 

  • Condition 1 çerçevesinde Field Value is.özelliğini seçin,

 

  • Bir yanındaki OptionBox kontrolünden between özelliğini seçin.

 

  • Yandaki alana önce alt sonra da üst sınırı gireceğiz alt sınıra 2 üst sınıra da 4 yazın.Bu şekilde MusteriId bilgisi 2 den büyük ve eşit , 4 den küçük ve eşit MüşteriId bilgilerine biçimlendirme uygulacağız.

 

  • Alt kısmındaki Bold düğmesine, Italik karakter düğmesine basın ve fontun rengini kırmızı olarak seçin.

 

  • OK düğmesine basarak biçimlendirmeyi çalıştırın.

 

Aynı bilgi iki koşullu biçimlendirmenin etkisinde kalırsa sonuncu biçimlendirme geçerli olur. Yapılan biçimlendirmeleri kaldırmak için :

 

 

  • “MusteriId” alanında bir bilgiyi tıklayın.

 

  • Format menüden Conditional Formattingi seçin.

 

  • Koşullu Biçimlendirme penceresindeki Delete tuşuna basın.

 

  • Çıkan sayfada Condition 1 i seçip Ok ye basın.

 

  • OK düğmesine basarak biçimlendirmeyi çalıştırın.

 

Kolona ait tüm koşullu biçimlendirmeler böylece kaldırılmış oldu.

 

2.2.4 Otomatik Biçimlemeyi Kullanmak

 

Formumuz içindeki  kontrollerin özelliklerini otomatik olarak değiştirebiliriz. Bunun için:

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin.

 

  • MusterilerWizard Formunu Tasarım Görüntüsünde açın.

 

  • Access araç çubuğu üzerinden Autoformat düğmesine basın.

 

  • Çıkan pencerede SandStone özelliğini seçip, Ok ye basın.

 

Seçtiğiniz form görünüm özellikleri formunuza uygulanır. Autofromat penceresinden Customize düğmesine basıldıktan sora çıkan sayfadan “Create new AutoFormatbased on the formMusteriWizard” seçeneğini seçip Ok ye basarak formumuzun görünüm özelliklerini AutoFormat menüsüne katabiliriz. Ok ye bastıktan sonra Autoformumuzun ismini girip Ok ye basarak bu işlemi tamamlayabiliriz.

2.2.5 Tarih ve Zaman Eklemek

 

Formumuza bu andaki zamanı ve günün tarihini gösteren bir alan ekleyebiliriz. Bir başka kullanımı da formu yazdırırken sayfada bu bilgilerin bulunması olabilir.

 

  • Veritabanı penceresinden Forms başlığını seçin.

 

  • MusterilerWizard Formunu Tasarım Görüntüsünde açın.

 

  • Insert menüsünü açın.

 

  • Date/Time seçeneğini işaretleyin.

 

  • Çıkan ekranda OK’ye basın.

 

  • Tasarım görüntüsündeki formunuza bir fonksiyon yerleştirecektir.

 

  • Bu fonksiyonu sol tıklayıp istediğiniz yere çekin.

 

  • Formu Form View’da açıp koyduğumuz fonksiyonun kontrolünü yapın.

2.2.6 Çizgiler, Geometrik Şekiller Eklemek

 

Formlarda görüntüyü toparlamak, kontrolleri gruplamak, form kulanımını daha kolay ve anlaşılır hale getirmek için çizgiler veya geometrik şekiller ekleyebiliriz. Girilmesi zorunlu olan bilgi grubuyla (Telefon, Adres gibi ) zorunlu olmayan( Kangrubu,araba markası  gibi ) bilgileri çizgilerle ayırarak veya grafiklerle uyarı ifadesi oluşturarak ayrıştırabiliriz. Öncelikle son olarak oluşturduğumuz “Adres” kotrolünü diğer kontrollerden çizigi ile ayıralım.

 

 

  • Kaydettiğiniz MusterilerWizard formunu Tasarım Görünümünde açın.

 

  • ToolBox taki Çizgi ( Line )kontrolünü seçip “Adres” yazılı label ve textbox üzerine yerleştirin(Çizginin başlayacağı yere sol tıklayıp mouseu çizginin biteceği yere çekin.)

 

  • Doğru kontrolü bulabilmek için mouse’u kontrollerin üzerinde bekletip çıkan yardım yazılarını kullanabilirsiniz.

 

Şimdi de bu kontrolümüzü bir dikdörtgen içine alalım.Bunun için:

 

  • Kaydettiğiniz MusterilerWizard formunu Tasarım Görünümünde açın.

 

  • ToolBox taki Dikdörtgen ( Rectangle ) kontrolünü seçip “Adres” yazılı label ve textbox çevresine yerleştirin(Dikdörtgenin başlayacağı yere sol tıklayıp mouse’u dikdörtgenin biteceği alt köşeye kadar çekin.

2.2.7 Image Kontrolü Kullanarak Resim Eklemek

 

Formlarda kullanıcıya kolaylık sağlamak, anlatımı kuvvetlendirmek, görüntüyü güzelleştirmek için formumuzaresimler ekeleyebiliriz.

Form içine bir resim yerleştirmek için:

 

  • MusterilerWizard formunu Tasarım Görünümünde açın.

 

  • ToolBox taki Image kontrolünü seçip “Adres” yazılı label ve textbox altına yerleştirin(Dikdörtgenin başlayacağı yere sol tıklayıp mouse’u dikdörtgenin biteceği alt köşeye kadar çekin.)

 

  • Mouse’ı bıraktığınızda size yerleştireceğiniz resmin yerini göstermeniz için bir diyalog penceresi gelecektir.

 

  • Burda sistemden bir “.bmp” dosyası bulup (“D:\WINNT\system32\setup.bmp “) Ok ye basın. Resminizi kontrolleri biçimlendirdiğiniz gibi boyutlandırabilirsiniz.

 

Modül 3 :  İleri Kontroller Kullanmak

2.3.1 Option Button ve CheckBox Kontrolleri Eklemek

 

Option Button kullanıcının belirleyebileceği özel işlemleri tanımlar. Accesss’de

tek etek yada gruplar halinde yaratılabilir. Araç çubuğu üzerindeki Option group düğmesi bir tablo yada sorgu alanına bağlı bir seçenek grubu yaratmanızı sağlar. Bu gruba istediğiniz kadar seçenek ekleyebilirsiniz. Yinede kullanıcı tanımladığınız bu gruptan sadece birini işaretleyebilecektir. Option group altındaki seçenekler bir tablo yada sorgudaki sayısal bir alana bağlı olamak durumundadırlar. Her seçenek için bir sayısal değer tanımlanır.

Option Group Kontrolü Oluşturmak:

 

Alanlara sınırlı bilgi girişi yapmak istediğinizde Form üzerinde option buton kontrolü yaratmak için;

 

  • Option grubu eklemek istediğiniz formu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Option Group düğmesine basın.

 

  • Form üzerinde option grubunu eklemek istediğiniz yere tıklayın.

 

  • Seçenek grubunda yer alacak her seçenek için bir isim verin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Eğer bir seçeneğin kayıtlar için varsayılan değer olmasını istiyorsanız; Yes,the default choice is liste kutusundan bir seçeneği işaretleyin.

 

  • Aksi durumda No,I don’t want a default seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Her bir seçenek için sayısal değer girin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • İşaretlenen seçeneğe ait değerin formun altındaki sorgu yada tablo alanına kaydedilmemesi için Save the value for later use seçeneğini işaretleyin.

 

  • İşaretlenen seçeneğe ait değerin formun altındaki sorgu yada tablo alanına kaydedilmesi için Store that value in this field seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Üç kontrol türünden birğini seçin.

 

  • Beş stil seçeneğinden birini işaretleyin.

 

 

 

Check Box Kontolü Eklemek:

 

Kullanıcıya birden çok seçenek sunup, bunlardan birini yada birkaçını

seçmesini istediğinizde Check box kontrolü kullanabilirsiniz. Check Box kontrolü, option box kontrolüne çok benzesede, ondan farklı olarak birden ok sayıda seçenek işartelemenize imkan verir.

 

Check Box kontolünün bağlı olduğu alan sayısal bir alan olmalıdır. Check box kontrolü işaretlendiğinde, Access alana 1 değerini girer. Check Box kontrol boşsa girilen değer 0 olacaktır.

 

          Bir Forma Check Box Kontrolü Eklemek:

 

  • Check Box kontrolü ekleyeceğiniz formu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Field List düğmesine basın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Check Box düğmesine basın.

 

  • Alan listesinden üzerinde check box kontrolü yaratmak istediğiniz noktayı seçin.

 

  • Fareyi Check box kontrolünün formda görüneceği yere sürükleyin.

 

Access check box kontrolünü ve alana ait etiketi ekranda gösterir.

 

2.3.2 ListBox Yada ComboBox Oluşturmak:

 

Formları kullanıcılar için daha kullanışlı hale getirmenin yolu List Box ve Combobox kontrollerini kullanmaktır. List box ve Combo box  kontrolleri, kullanıcının belli bir alandaki tüm kayıtları görebildiği yapılardır. Böylelikle kullanıcı bilgi girişini yazmadan, önceden belirli seçeneklerden birini işaretleyerek bu girişi yapabilir.

 

          List Box Kontrolü Yaratmak:

 

  • Liste kutusunu eklemek istediğiniz formu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerinde List Box düğmesine basın.

 

  • Satndart boyutta bir listbox yaratmak için form üzerinde istediğiniz noktaya tıklayın.

 

  • İstediğiniz boyutta bir liste kutusu yaratmak için form üzerinde istediğiniz yere tıklayın ve liste kutusu istediğiniz boyuta gelene kadar sürükleyin.

 

  • I want the List Box to look up the values in a table or query seçeneğini işaretleyin. Ve Next düğmesine basın.

 

  • Seçeneklerden birini seçin.

 

  • Listelemek istediğiniz alanları içeren tablo yada sorguyu seçin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Aradığınız değeri içeren alanı seçin.

 

  • Yan kutuya ilave etme düğmesini tıklayın.
  • Next düğmesine basın.

 

  • Eğer sütun genişliğini değiştirmek isterseniz sütunun başlık kısmına tıklayıp istediğiniz boyuta gelene kadar sürükleyin.

 

  • Sütun içindeki en uzun seçeneğin boyutuna gelmesi için satırının bittiği noktaya çift tıklayın.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • List box içinden seçilen değerin formun altındaki sorgu yada tablo alanına kaydedilmemesi için Remember the value for later use seçeneğini işaretleyin.

 

  • List box içinden seçilen değerin formun altındaki sorgu yada tablo alanına kaydedilmesi için Store that value in this field seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next düğmesine tıklayın.

 

  • Liste kutusuna bir isim verin.

 

  • Finish düğmesine tıklayın.

 

Access liste kutusu kontrolünü görüntüler.

 

Combo Box Kontrolü Yaratmak:

 

Combo box kontrolü kullanıcının alana girebileceği bilgileri sınırlamaya yarar.

Combo box kontrolüne istediğiniz kadar bilgi atayabilirsiniz.

 

          Forma Combo Box Eklemek

 

  • Combo kutusu eklemek istediğiniz formu tasarım görüntüsünde açın. Control Wizards düğmesine basarak aktif halde olmasını sağlayın.

 

  • Araç çubuğu üzerinde combo box düğmesine basın .

 

  • Standart boyutta bir combo box yaratmak için form üzerinde istediğiniz noktaya tıklayın.

 

  • İstediğiniz boyutta bir combo box yaratmak için form üzerinde istediğiniz yere tıklayın ve liste kutusu istediğiniz boyuta gelene kadar sürükleyin.

 

  • Next düğmesini tıklayın.

 

  • Combo box içinden seçilen değerin formun altındaki sorgu yada tablo alanına kaydedilmemesi için Remember the value for later use seçeneğini işaretleyin.

 

  • Combo box içinden seçilen değerin formun altındaki sorgu yada tablo alanına kaydedilmesi için Store that value in this field seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next düğmesini tıklayın.

 

  • Combo box için bir isim verin.

 

  • Finish düğmesine basın.

 

Access combo box kontrolünü form üzerinde görüntüler.

 

  • Command Buton Oluşturmak:

 

Veri tabanı tasarımcıları genellikle makroları form denetimlerine, özelliklede

düğmelere atarlar, böylelikle kullanıcı bir düğmeyi tıkladığında makro çalışır. Bir düğme yaratırsanız, düğme tıklandığında gerçekleşecek eylemi belirlemek için Command Buton Wizard’ı kullanabilirsiniz.

 

  • Formun Design görünümünde Toolbox daki Command buton aracını tıklayın.

 

  • Resmi formun üzerine sürükleyin.

 

  • Miscellaneous seçeneğini tıklayın.

 

  • Önce Run Macro eylemini, sonrada Next düğmesini tıklayın.

 

  • Çalıştırmak istediğiniz makroyu seçin ve Next düğmesini tıklayın.

 

  • Düğme üzerinde görünmesini istediğiniz metni yada resmi belirleyin.

 

  • Sonrada next düğmesini tıklayın.

 

  • Komut düğmesi denetimi için bir ad girin ve Finish düğmesini tıklayın.

 

  • Formu yada raporu kaydedin.

 

  • Hesaplanmış Alan Yartamak

 

Formun altındaki tablo yada sorgu alanlarını kullanarak yada kendi yarattığınız

kontrollerden faydalanarak hesaplanmış alanlar yaratabilirsiniz. Hesaplanmış alan içerisinde kullanılacak alan isimleri köşeli parantez içinde olmalıdır. Sayılar için buna gerek yoktur.Formu her açtığınızda Access hesaplanmış alandaki işlemi tekrar yapar.

 

          Hesaplanmış Alan Yaratmak:

 

  • Üzerinde hesaplanmış alan yaratacağınız formu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Text Box düğmesine tıklayın.

 

  • Hesaplanmış alanın form üzerinde görüneceği yeri işaretleyin.

 

  • Yazmak istediğiniz formülün önüne bir eşittir işareti ekleyin.

 

  • Enter tuşuna basın.

 

Access form görüntüsüne geçtiğinizde hesaplanmış alanı form üzerinde

gösterir. Hesaplanmış alanın özelliklerini, kontrolü seçtikten sonra araç çubuğu üzerindeki Properties düğmesine basarak değiştirebilirsiniz.

Modül 4: Alt Formlarla Çalışmak

 

Yarattığınız formlarda formdaki tek bir kayıt, tablodaki birden çok sayıda kayıtla ilişkilidir. Subform yani altform birden çok sayıda tablo yada sorgunun alanlarını bir araya getirmek için çok uygun bir yapıdır. Tek bir form yalnızca bir tablo yada sorgunun alanlarını içerdiğinden, ilişkisi olan diğer tablo yada sorgulardaki kayıtları görmek mümkün değildir. Ancak ayrıntı kayıtları, bir altform yardımıyla formunuzun üzerinde göstermeniz mümkündür.

 

Access, aşağıdaki şartlar geçerliyse, altform ve anaform arasındaki ilişkiyi yaratacaktır;

 

  • Altform bir tablodan yaratılacaksa, önce kullanmak istediğimiz tablolar arasındaki ilişkiyi tanımlamamız gerekir. Altform bir sorgudan oluşacaksa, sorgunun altında yatan tablo, anaformu oluşturan tabloyla ilişkili olmalıdır.

 

  • Anaformu oluşturan tablo bir anahtar alana sahip olmalıdır. Altformu oluşturan tabloda da anaformun anahtar alanına bağlı bir alan olmalıdır. Altform yada anaformu bir sorgudan yaratmak isterseniz, aynı kural sorgunun altında yatan tablo içinde geçerlidir.

 

2.4.1 Altform İçeren Bir Form Yaratmak.

 

  • Veri tabanı penceresinde Forms başlığına tıklayın.

 

  • News düğmesine basın.

 

  • Form Wizard seçeneğini çift tıklayın.

 

  • Tables/Queries liste kutusundan ana formu oluşturacak tablo yada sorguyu seçin.

 

  • Available Fields kutusundaki alanlardan ana forma almak istediklerinizi ok yönlendirme butonlarını kullanarak Selected Fields kutusuna ekleyin.

 

  • Tables/Queries liste kutusundan altformu oluşturacak alanların bulunduğu tablo yada sorguyu işaretleyin.

 

  • Altformda görünmesini istediğiniz alanları ekleyin.

 

  • Next düğmesini tıklayın.

 

  • Oluşturmak istediğiniz düzene uygun tablo yada sorguyu seçin.

 

  • Form with subforms seçeneği işaretli değilse işaretleyin.

 

  • Next düğmesini tıklayın

 

  • Altformunuz için istediğiniz görünümü işaretleyin.

 

  • Next’i tıklayarak gelen pencerede kullanmak istediğiniz stili işaretleyin.

 

  • Next düğmesini tıklayın.

 

  • Anaform için varsayılan ismi kullanmak istemiyorsanız Form kutusuna yeni isim yazın.

 

  • Tab tuşuna basın.

 

  • Altform için varsayılan ismi kullanmak istemiyorsanız, Subform kutusuna yeni ismi yazın.

 

  • Finish düğmesini tıklayın.

 

2.4.2 Mevcut Bir Forma Altform Eklemek:

 

          Altform Sihirbazını Kullanmak:

 

  • Anaform olarak kullanmak istediğiniz formu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Gerekiyorsa detail bölümünü altforma yer açmak için genişletin.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Subform/Subreport düğmesini tıklayın.

 

  • Form üzerinde altformu yerleştirmek istediğiniz noktaya tıklayın.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Tables/Queries liste kutusundan ana formu oluşturacak tablo yada sorguyu seçin.

 

  • Available Fields kutusundaki alanlardan ana forma almak istediklerinizi ok yönlendirme butonlarını kullanarak Selected Fields kutusuna ekleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Eğer accessin altform ve anaform arasındaki ilişkiyi tahmin etmesini istiyorsanız, Select one of these links kutusundaki bir seçeneği işaretleyin.

 

  • Kendi ilişkinizin tanımını yapmak için Define my own seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Altforma isim verin.

 

  • Finish düğmesine tıklayın.

 

2.4.3 Tasarım Ekranında Altform Hazırlamak:

 

  • Altform eklemek istediğiniz formu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Gerekiyorsa detail bölümünü altforma yer açmak için genişletin.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Subform/Subreport düğmesini tıklayın.

 

  • Form üzerinde altformu yerleştirmek istediğiniz noktaya tıklayın.
  • Forms seçeneğini işaretleyin.

 

  • Liste kutusundan altform olarak kullanmak istediğiniz formu işaretleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Eğer accessin altform ve anaform arasındaki ilişkiyi tahmin etmesini istiyorsanız, Select one of these links kutusundaki bir seçeneği işaretleyin.

 

  • Kendi ilişkinizin tanımını yapmak için Define my own seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next i tıklayın

 

  • Altforma bir isim verin.

 

  • Finish düğmesini tıklayın.

 

Access formu , mevcut forma altform olarak ekler.

 

2.4.4. Sürükleyerek Altform Oluşturmak:

 

Mevcut bir formu, başka bir forma altform olarak eklemek için, anaform olacak formu açın, F11 tuşuyla veritabanı penceresine geçin, alt form olarak kullanmak istediğiniz formun ismini anaformun üzerine sürükleyip bırakın.

Ders 3

Raporlar

 

Modül 1: Temel Rapor işlemleri

 

3.1.1 Raporları Anlamak ve Rapor Türleri

 

Raporlar tablolardaki yada sorgulardaki verilerinizi geliştirmenize, özetlemenize ve yazdırmanıza yarar. Raporlar sayesinde verilerinizi tablo yada sorgulara göre daha organize ve anlaşılabilir hale getirebilirsiniz.Bir rapor yazdırabildiğiniz bir döküman olmakla beraber aynı zamanda internet yada intranet üzerinden Web sayfası olarak yayılanabilir bir araçtır.

 

Access farklı türde otomatik raporlar yaratmanıza olanak tanır. Bunlar Columnar, Tabular  yada Justified olarak belirlenmiştir.

 

3.1.2 Otomatik Raporlar Hazırlamak

 

Basit raporlar yaratmanın en kolay yolu Auto Report Wizard adlı sihirbazı kullanmaktır.

 

Auto Report Özelliğini Kullanmak:

 

  • Veri tabanı penceresinde Reports başlığına tıklayın.

 

  • New düğmesine basın.

 

  • Liste kutusunu açın.

 

  • Raporunuza kaynak olarak almak istediğiniz tablo yada sorguyu seçin.

 

  • Auto Report: Columnar yada Tabular seçeneğini işaretleyin.

 

  • OK düğmesine basın.

 

Access Raporu hazırlar ve Baskı Önizleme görüntüsünde açar.

 

3.1.3. Rapor Sihirbazını Kullanarak Rapor Hazırlamak

 

Rapor sihirbazı ile otomatik raporlarda bulamadığınız bileşenleri ekleyebilir raporlarınızı özelleştirebilirsiniz.

 

Report Wizard Yardımıyla Rapor Hazırlamak:

 

  • Veritabanı penceresinde Reports başlığına tıklayın.

 

  • New düğmesine basın.

 

  • Report Wizard seçeneğine çift tıklayın

 

  • Tables/Queries liste kutusundan raporda alanlarını kullanmak istediğiniz tablo yada sorguyu belirleyin.

 

  • Raporunuzda görmek istediğiniz alanları Available Fields kutusundan Selected Fields kutusuna dahil etmek için eklemek istediğiniz alana tıklayıp ok düğmesine basın, bütün alanları eklemek için çift ok düğmesine tıklamalısınız.
  • Next düğmesine basın.

 

  • Verilerinizin guruplanacağı alanı belireyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Bir başka gruplama seviyesi eklemek için alanı seçip ok düğmesine tıklayın.

 

  • Next düğmesini tıklayın.

 

  • Liste kutusundan bir alan seçin.

 

  • Büyükten küçüğe sıralamak için, Ascending/Descending düğmesine basın.

 

  • Next düğmesini tıklayın.

 

  • Layout kutusundan istediğiniz görünümü işaretleyin.

 

  • Orientation kutusundan kağıdın dikey yada yatay kullanılacağını seçin.

 

  • Next düğmesine tıklayın.

 

  • Raporunuz için bir görünüm seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next düğmesine tıklayın.

 

  • Raporunuza isim verin.

 

  • Raporun Print Preview görüntüsünde açılmasını sağlamak için Preview the Report seçeneğini işaretleyin.

 

  • Raporunuzu tasarım görüntüsünde açıp değişiklik yapmak için Modify the report’s design seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

 

  • Finish düğmesine basın.

 

Access raporunuzun bitmiş halini seçtiğiniz görüntüde gösterir.

 

3.1.4 Raporları Açmak, Kapatmak ve Yazdırmak:

 

Raporu Açmak:

 

Bir Raporu Print Preview görüntüsünde açmak için,

 

  • Veritabanı penceresinde Reports başlığına tıklayın.

 

  • Açmak istediğiniz raporun ismine çift tıklayın.

 

Raporu Yazdırmak:

 

  • Yazdırmak istediğiniz raporu Print Preview görüntüsünde açın.

 

  • Araç Çubuğu üzerindeki Print düğmesine basın.

 

Raporu Kapatmak:

 

Bir raporu herhangi bir veri tabanı bilşenini kapatır gibi kapatabilirsiniz.

Raporun üzerinde beliren close düğmesine basabilir, yada File menüsünden Close seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

 

3.1.5 Access Raporları Yardımıyla Belge Birleştirmek

 

Microsoft word yada daha sonraki versiyonlarla birlikte gelen Mail Merge (birleştirme) özelliği ile Word, isim ve adres listelerinin bulunduğu veri kaynağı dosyası denilen dosyaları bir ana belgeyle birleştirebilirsiniz. Böylelikle kişiye özel belgeler yaratabilirsiniz.

 

  • Table yada Query başlığında verilerini birleştirmek istediğiniz tablo yada sorguyu açın.

 

  • Tools menüsünü açın.

 

  • Office Links seçeneğini işaretleyin.

 

  • Merge With Ms Word seçeneğini işaretleyin.

 

  • Ana belge olarak kullanmak istediğiniz mevcut bir döküman varsa Link your Data to an existing Microsoft Word document seçeneğini işaretleyin.

 

  • Ana belgeyi yaratmak için Create new document and then link the data to it seçeneğini işaretleyin.

 

  • OK düğmesini tıklayın.

 

  • Mevcut bir belgeyi kullanmayı seçtiyseniz access bu belgeyi bulup açmanızı ister.

 

  • Yeni bir döküman yaratıyorsanız metni girin.

 

  • Mevcut bir dosyayı ana belge olarak kullanmak için dökümanı açın.

 

  • Birleştirme alanı eklemek için, imleci gerekli yere götürerek accessin veriyi ekleyeceği yeri belirtin.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Insert Merge Field düğmesine basın.

 

  • Eklemek istediğiniz birleştirme alanının ismini işaretleyin.

 

  • Ana belgeye istediğiniz tüm alanları ekleyene dek adımları tekrar edin.

 

  • Belge ve verileri birleştirip, sonuçları kaydedebilmek için araç çubuğu üzerindeki Merge to New Document düğmesine basın ve belgeyi kaydedip kapatın.

 

  • Belge ve verileri birleştirip, onları doğrudan yazdırmak için araç çubuğu üzerindeki Merge to Printer düğmesine basın.

 

3.1.6. Etiketler Oluşturmak

 

Etiketler yaratmak için access raporlarından yararlanabilirsiniz. Etiket yaratmak

için raporun yalnızca Detail kısmını kullanmanız gerekir.

 

Etiket Yaratmak:

 

  • Veritabanı penceresinde Reports başlığına tıklayın.

 

  • New düğmesine basın.

 

  • Etiketlerinizde kullanacağınız verileri içeren tablo yada sorguyu liste kutusundan seçin.

 

  • Liste kutusunda Label Wizard seçeneğini işaretleyin.

 

  • Kullanacağınız sayfadaki etiket sayısını ve ölçeğini bu penceredeki standartlardan belirleyin.

 

  • Unit of measure kutusundan kullanacağınız ölçü türünü seçin.

 

  • Etiket tabakalarını elle besleyecekseniz Label Type kısmındaki Sheet feed seçeneğini işaretleyin.

 

  • Sürekli etiket tabakasını kullanmak için Continious seçeneğini işaretleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Text appearance kutusundan Font Name, Font Size, Font Weight gibi seçenekleri ayarlayın.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Etiketin ilk satırına metin girmek için, Prototype label kutusuna tıklayın ve istediğiniz ifadeyi ekleyin.

 

  • Etikete eklemek istediğiniz alanın ismine çift tıklayın.

 

  • Eklediğiniz alandan sonra gelmesini istediğiniz imla işaretini yada ifadeyietikete ekleyin ve alan seçmeye devam edin.

 

  • Next düğmesine basın ve sıralama yapmak istediğiniz alanın adına çift tıklayın.

 

  • İki yada daha fazla seviyede sıralama için istediğiniz diğer alanlara çift tıklayın.

 

  • Next düğmesine tıklayın.

 

  • Rapora bir isim verin.

 

  • Finish düğmesine basın.

 

Etiketler rapor print preview görüntüsünde belirecektir.

 

 

3.1.7 Raporlarda Grafik Kullanmak

 

Access de verilerinizi sunmak için sadece metinsel bilgilere bağlı kalmanız gerekmez. Verilerinizi grafik şeklindede sunabilirsiniz. Bunun için Chart Wizard kullanlır.

 

Bir Grafik Yaratmak:

 

  • Veritabanı penceresinde Reports başlığına tıklayın.

 

  • New düğmesine basın.

 

  • Grafiği oluşturacak alanlara sahip tablo yada sorguyu liste kutusundan seçin.

 

  • Liste kutusundan Chart Wizard seçeneğini işaretleyin.

 

 

  • Available Fields gördüğünüz alanlardan grafikte görmek istediklerinizi Fields for Chart kutusuna ok tuşunu kullanarak ekleyin. Bütün alanları eklemek için çift ok tuşunu kullanın.

 

  • Next düğmesine basın.

 

 

  • İstediğiniz grafik türünü belirleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • Değer ekseninde kullanmak istediğiniz verilere sahip alanı ekranın sağ tarafındaki kutudan alıp, soldaki grafik penceresinin ortasındaki kutuya sürükleyin.

 

  • Kategori ekseninde kullanmak istediğiniz verilere sahip alanı ekranın sağ tarafındaki kutudan alıp, soldaki grafik penceresinin sol alt kısmındaki kutuya sürükleyin.

 

  • Next düğmesine basın.

 

  • What title do you want for your chart? Kutusuna accessin önerdiği isimden bir başkasını vermek istiyorsanız bir isim yazın.

 

  • Accesin grafiğe bir gösterge eklemesi için Yes,display a legend seçeneğini işaretleyin.

 

  • Gösterge eklenmesini istemiyorsanız No, don’t display a legend seçeneğini işaretleyin.

 

  • Grafiği Print preview görüntüsünde izlemek için Open the report with the chart displayed on it seçeneğini işaretleyin.

 

  • Grafiğinizin tasarım görüntüsüne geçip düzeninde değişiklik yapmak için Modify the design of the report or the chart seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

 

  • Finish düğmesine basın.

 

Access grafiği rapora ekleyecektir.

Raporunuzun üzerinde değişiklik yapmak için, onu tasarım görüntüsünde açmanız gerekir. Tasarım görüntüsündeki bir rapor üzerinde, formlara uyguladığınız yöntemlerin hepsini kullanabilirsiniz.

 

Tasarım görüntüsündeki bir rapor, tasarım görüntüsündeki bir forma çok benzer. Raporunuza altbilgi, üstbilgi ve Detail Bölümlerine alanlar ve grafik nesneler eklemek mümkündür. Bir raporun bölümleri şunlardır;

 

  • Page Header; yalnızca raporu yazdırmanız halinde raporun ilk sayfasının üst kısmında görülür.

 

  • Report Header; Raporu yazdırdığınızda her rapor sayfasının üst kısmında görülür. Rapor alanlarının başlıklarını yerleştirmek için uygundur.

 

  • Group Header; Yalnızca rapor alanlarını gruplarsanız görülür.

 

  • Detail; Her sayfanın ana rapor kısmı olarak görülür. Bu kısma alanları ve diğer nesneleri yerleştirebilirsiniz.

 

  • Group Footer; Yalnızca rapor alanlarını gruplarsanız görülür.

 

  • Report Footer; Raporu yazdırdığınızda her rapor sayfasının alt kısmında görülür.

 

  • Page Footer; Yalnızca raporu yazdırmanız halinde raporun son sayfasının alt kısmında görülür.

 

3.2.2 Otomatik Biçimlemeyi Kullanmak

 

Auto format, raporunuza çeşitli özellikler katmanızı sağlayan  bir yardımcıdır.

Formlarda kullanabildiğiniz Autoformat yardımcısı ile benzer özellikler taşır. Ancak autoformat ile raporunuza yeni alanlar ekleyemezsiniz.

 

  • Görüntü özelliklerini değiştirmek istediğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Auto Format düğmesine basın.

 

  • Auto format dialog kutusundan bir seçeneği işaretleyin.

 

  • Ok düğmesini tıklayın.

 

Access seçtiğiniz autoformat özelliklerini rapora uygular.

3.2.3 Raporlara Tarih ve Zaman ve Sayfa Numaraları Eklemek

 

Raporunuza o andaki zamanı ve günün tarihini gösteren bir alan ekleyebilir yada formunuzu yazdırdığınızda, o günün tarihini içeren bir bilginin de bulunmasını sağlayabilirsiniz. Böylelikle rapor yayınlandığı yada sunulduğunda güncel olduğuna dir bir gösterge olacaktır.

 

          Tarih ve Zaman Eklemek:

 

  • Tarih ve zaman eklemek istediğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Insert menüsünü açın.

 

  • Date and Time seçeneğini işaretleyin.

 

  • Üstteki tarih kısmından yerleştirmek istediğiniz türdeki tarih seçeneğini işaretleyin.

 

  • Alttaki zaman kısmından yerleştirmek istediğiniz türdeki zaman seçeneğini işaretleyin.

 

  • OK düğmesine basın.

 

Access raporunuza bir tarih ve zaman ekler.

 

Sayfa Numarası Eklemek:

 

  • Sayfa numaraları eklemek istediğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Insert menüsünü açın.

 

  • Page Numbers seçeneğini işaretleyin.

 

  • Yalnızca sayfa numarasınınn sayfalarda gösterilmesi için Format kutusundan Page N seçeneğini işaretleyin.

 

  • Toplam sayfa numarasının da sayfalarda gösterilmesi için Format kutusundan Page N of M seçeneğini işaretleyin.

 

  • Sayfa numaralarının sayfanın üst kısmında yer alması için Position kutusundan Top of Page (Header) seçeneğini işaretleyin.

 

  • Sayfa numaralarının sayfanın alt kısmında yer alması için Position kutusundan Bottom of Page (Footer) seçeneğini işaretleyin.

 

  • Alignment liste kutusundan sayfa numarasının ne tarafa yaslanacağını belirtin.

 

  • İlk sayfada sayfa numarasının görünmesini istemiyorsanız, Show number on first page seçeneğini işaretlemeyin.

 

  • OK düğmesine basın.

 

Access raporunuzun belirlediğiniz noktasına, seçtiğiniz biçimdeki sayfa numaralarını ekler.

 

3.2.4 Raporlara Çizgiler Dörtgenler ve Sayfa Kesmeleri Eklemek

 

          Sayfa Kesmeleriyle Çalışmak:

 

Raporunuzun yapısına bağlı olarak, yazdırdığınızda kayıtlarınızın ortalarından

kesildiğini farkedebilirsiniz. Böyle bir durumda her kayıttan sonra sayfa kesmesi Page Break eklemek sorunu çözecektir.

 

  • Sayfa kesmesi eklemek istediğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Page Break düğmesine basın.

 

  • Sayfa kesmesini eklemek istediğiniz yere tıklayın.

 

Grafik Nesneler Eklemek:

 

Doğrular ve çerçeveler yardımıyla raporunuzun belirli kısımlarını geliştirebilir

ve belirginleştirebilirsiniz. Raporları daha çarpıcı hale getirebilmek için şirket logosuda eklemek mümkündür.

 

          Çizgi Eklemek:

 

  • Çizgi eklemek istediğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Line düğmesine basın.

 

  • Çizginin başlayacağı noktaya gelip tıklayın.

 

  • Farenizi sürükleyerek çizgiyi yaratın.

 

  • Farenin düğmesini bırakın.

 

  • Eğer çizgi kalınlığını yada stilini değiştirmek istiyorsanız, çizgi seçiliyken araç çubuğu üzerindeki Properties düğmesine basın.

 

  • Çizgi kalınlığını değiştirmek için Border Width özelliğine tıklayın.

 

  • Liste kutusundan istediğiniz kalınlığı işaretleyin.

 

  • Çizginin stilini değiştirmek için Border Style özelliğine tıklayın.

 

  • Liste kutusundan istediğiniz stili işaretleyin.

 

  • Line özellikler penceresini kapatın.

 

Bir Çerçeve Eklemek:

 

  • Çerçeve eklemek istediğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Rectangle düğmesine basın.

 

  • Çerçevenin başlayacağı noktaya tıklayın.

 

  • Farenizi sürükleyerek çerçeveyi yaratın.

 

  • Farenin düğmesini bırakın.

 

  • Çizgi özelliklerini değiştirdiğiniz gibi çerçeve özelliklerinide aynı yolu izleyerek değiştirebilirsiniz.

 

3.2.5  Bağlı Bir TextBox Kontrolü Hazırlamak

 

TextBox bilgi giriş ve gösteriminde kullanılan kontrollerdir. Bağlı TextBoxlar bilgilerini bir tablonun yada sorgunun alanından alırlar.

 

Bağlı Bir TextBox Oluşturmak:

 

  • Raporu Tasarım Görüntüsünde açın

 

  • ToolBox’tan TextlBox ( ab| işaretli olan)butonuna basın.

 

  • “Telefon” yazılı TextBox’ ın altına 0.5 cm kadar boşluk bırakıp sol tıklayıp çekin(mouseın sol tuşuna basıp, basılı tutup diğer LabelBox lar büyüklüğünde bir dikdörtgen olacak kadar çekip bırakın).

 

  • TextBox bir LabelBox (etiketi) ile birlikte açılacaktır. Bu etikete çift tıklayın. Karşınıza bu kontroller özelliklerini değiştirebildiğimiz Properties Ekranı çıkacaktır.

 

  • Burada All menüsüne girerek Caption yazan kısma “Adres” yazın.

 

  • Properties ekranını kapatın.

 

  • Şimdi textbox’ı veritabanımızdaki “adres” alnına bağlayacağız.

 

  • Bunun için oluşturduğumuz textboxa çift tıklayın. Properties Ekranı çıkacaktır.

 

  • Bu ekrandan All menüsünü seçip Control Source ‘a sol tıklayın yan kısmında çıkan aşağı ok işaretine sol tıklayın.

 

  • “Adres” ‘i seçip Properties Ekranını Kapatın.

 

3.2.6 Bir LabelBox Kontrolü Oluşturmak:

 

  • Raporu Tasarım Görüntüsünde açın.

 

  • Detail bölümünde (bizim kontrollerimizi yerleştireceğimiz) boş yer yoksa Page/Footer’ı tutup 2 santim kadar aşağıya çekin.

 

  • ToolBox’tan LabelBox( Aa işaretli olan)butonuna basın.

 

  • “Telefon” yazılı LabelBox ın altına 0.5 cm kadar boşluk bırakıp sol tıklayıp çekin(mouseın sol tuşuna basıp, basılı tutup diğer LabelBox lar büyüklüğünde bir dikdörtgen olacak kadar çekip bırakın).

 

  • İçine “Telefon” yazıp Enter’a basın.

 

  • Oluşturduğumuz LabelBox’ı sol tıklayıp klavyeden Delete tuşuna basın.(Aynı işlemi kontrole sağ tıklayıp Cut seçeneğini işaretleyerek,yada Edit menüsünden Delete seçeneğini işaretleyerek yapabiliriz.)

 

Modül 3: Raporlarda İleri İşlemler

 

3.3.1 Hesaplanmış Kontroller Hazırlamak:

 

Bir raporda kullanabileceğiniz üç tür kontrol vardır;

 

  • İlişkili Kontroller

 

  • İlişkisiz Kontroller

 

  • Hesaplanan Kontroller

 

Hesaplanan kontrolleri kullanarak raporlarınıza, altında yatan tablo yada sorgunun alanlarını kullanarak yada kendi yarattığınız alanlardan faydalanarak, toplamlar, alttoplamlar, ortalamalar ve oranlar gibi hesaplanmış alanlar ekleyebilirsiniz. Yaratacağınız hesaplanmış alanlar tablo yada sorgularınızdaki alanları etkilemez.

 

Hesaplanmış alanı yaratacağınız nokta, Accessin hangi kayıtları hesaplamaya dahil edeceğini belirtir. Örneğin, bir grubun toplamını almak istediğinizde o grubun Group Header yada Group Footer kısmına yerleştirmeniz gerekir.

 

Kullanılacak alan isimleri köşeli parantezler içinde yer almalıdır. SUM, COUNT, yada AVG gibi fonksiyonlar kullanırken ise oval parantezleri kullanmanız gerekir.

 

Hesaplanmış Alan Yaratmak:

 

  • Hesaplanmış alan yaratacağınız raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Text Box düğmesine basın.

 

  • Rapor üzerinde hesaplanmış alanın yerleşeceği yere tıklayın.

 

  • Eşittir işaretinden sonra istediğiniz formülü girin.

 

  • Enter tuşuna basın.

 

3.3.2 Kayıtları Gruplamak ve Sıralamak

 

Raporları oluştururken Report Wizard yardımcısından faydalandığınızda, raporu hangi alanlara göre gruplayacağınızı ve sıralayacağınızı belirtebilirsiniz. Bu işlemi raporları tasarım görüntüsünde hazırladığınızda  da yapabilirsiniz. Raporunuzda en çok 10 alana göre gruplama ve sıralama yapabilirsiniz.

 

          Kayıtları Sıralamak ve Gruplamak :

 

  • Gruplamak ve sıralamak istediğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Sorting And Grouping düğmesine basın.

 

  • Field/Expression liste kutusundan bir alan seçin.

 

  • Sort Order kutusundan bir sıralama seçeneğini işaretleyin.

 

  • Group Properties özelliğinde istediğiniz değişikliği yapın.

 

  • Sorting and Grouping penceresini kapatın.

 

Raporu Print Preview ekranında açtığınızda, Access kayıtları belirttiğiniz özelliklere göre gruplar ve sıralar.

 

3.3.3 Metinleri Birleştirmek

 

Metin kutuları yaratarak matematik işlemler yapabildiğiniz gibi, alanlarıda birleştirebilirsiniz. Alan isimleri verirken köşeli parantezler içine yazmayı, boşluklara ve imla işaretlerine dikkat etmeyi formülün bileşenlenlerini “&” operatörü ile ayırmayı unutmayın.

 

          Birden Çok Alandaki Metinleri Birleştirmek:

 

  • Metinleri birleştireceğiniz raporu tasarım görüntüsünde açın.

 

  • Araç çubuğu üzerindeki Text Box düğmesine basın.

 

  • Rapor üzerinde kontrolün yerleşeceği yere tıklayın.

 

  • Formülden önce bir eşittir işareti girin.

 

  • Enter tuşuna basın.

 

Access birleştirdiği alanları Print Preview ekranında gösterir.

 

3.3.4. Alt Raporlar Oluşturmak

 

Formlar anlatılırken altform oluşturmanın kolay bir yolundan bahsedilmişti, raporları düzenlerkende bunu kullanabiliriz.

 

Sürükleyerek Altrapor Oluşturmak:

 

Mevcut bir raporu, başka bir rapora altrapor olarak eklemek için, anarapor olacak raporu açın, F11 tuşuyla veritabanı penceresine geçin, altrapor olarak kullanmak istediğiniz raporun ismini anaraporun üzerine sürükleyip bırakın.

Ders 4

Veri almak ve Vermek
Modül 1: Accesse Veri Almak

 

Access veri tabanına çeşitli kaynaklardan bilgi ekleyebilirsiniz. Office 2000 veri

paylaşım teknikleri diğer office araçlarının veri tabanınızdaki verilerle çalışabilmesine olanak tanır. Örneğin, form mektupları hazırlamak için Access deki verilerinizi Word ile birleştirebilir, yada Access verilerinizde Excel’in çözümleme araçlarını kullanabilirsiniz.

 

4.1.1 Accese Excel den Veri Almak:

 

          Accese Excelden Grafik Eklemek:

 

  • Excelde, Accesdeki rapor yada formunuza eklemek istediğiniz grafiği tıklayın.

 

  • Excel’in standart araç çubuğundaki Copy düğmesini tıklayın.

 

  • Accesse geçin ve grafiği eklemek istediğiniz form yada raporu Design görünümünde görüntüleyin.

 

  • Paste düğmesini tıklayın.Sonrada grafiği seçimden çıkarmak için başka bir yere tıklayın.

 

          Accese Excelden Çalışma Sayfası Eklemek:

 

  • Excel çalışma sayfasını eklemek için, çalışma sayfasını eklemek istediğiniz formu yada raporu görüntüleyin.

 

  • Insert menüsünü, sonrada object komutunu tıklayın.

 

  • Create Form Fıle seçenek düğmesini tıklayın.

 

  • Browse düğmesini tıklayın, sonra eklemek istediğiniz çalışma sayfasını bulup seçin.

 

  • OK düğmesini tıklayın.

 

4.1.2. Metin Dosyalarını Accesse Almak

 

Word Metnini Accese Almak:

 

  • Kaynak Word belgesindeki yapıştırmak istediğiniz nesneyi seçin.

 

  • Word programının standart araç çubuğundaki Cut yada Copy düğmesini tıklayın.

 

  • Veritabanınızdaki form yada rapora geçin.

 

  • Edit Menüsünü ve Paste Special’i tıklayın. Paste yada Paste Link seçeneklerinden birini seçin.

 

  • As seçim kutusunda MS Word Document’i seçin ve OK’i tıklayın.

 

 

Bir Word Dosyasını Eklemek:

 

  • Insert Menüsünü sonrada Object Komutunu tıklayın.

 

  • Create From File seçenek düğmesini ve Browse ‘i tıklayın. Eklemek istediğiniz dosyayı seçip Open’i tıklayın.

 

  • Nesneyi Katıştırmak için, Link onay kutusunu temizleyin. Bağlamak için onay kutusunu işaretleyin.

 

4.1.3 Dış Verilere Link Yapmak

 

Başka Bir Kaynaktaki Veriyi Bağlamak:

 

  • Veriyi bağlamak istediğiniz veritabanını açın, File menüsünde Get External Data komutunu gösterin, sonrada Link Tables komutunu tıklayın.

 

  • Files of Types açılır okunu, sonrada alacağınız dosyanın türünü tıklayın.

 

  • Gerekiyorsa, Look In açılır okunu tıklayıp bağlamak istediğiniz dosyayı içeren sürücüyü ve klasörü seçin.

 

  • Bağlamak istediğiniz dosyayı seçin.

 

  • Link’i tıklayın.

 

  • Gerekiyorsa Excel verisini Access tablosu olarak ayarlamak için Link Spread Sheet Wizard iletişim kutusundaki yönergeleri izleyin.

 

  • Kaynak yada hedef programda bağlanan bilgiyi kaynak programın komutlarını kullanarak düzenleyin.

 

 

Modül 2. Access’ten Veri Vermek

 

4.2.1 Başka Bir Programa Nesne Göndermek:

 

Bir programa access verisi gönderdiğinizde, bir veri tabanı nesnesini başka bir programın açabileceği yeni bir biçimde kaydedersiniz. Örneğin bir tabloyu Excel çalışma sayfasına gönderebilirsiniz. Ayrıca bütün veritabanı nesnelerini .xls, .rtf yada.html olarak bir e-postaya ekleyebilirsiniz. Bu opsiyonu kullanarak başka bir access veri tabanınada veri gönderebilirsiniz.

 

  • Göndermek istediğiniz nesneyi içeren veritabanını açın.

 

  • File menüsünü ve Export komutunu tıklayın.

 

  • Gerekiyorsa, Save In açılır okunu tıklayın, sonrada dosyayı kaydetmek istediğiniz sürücüyü ve kalsörü seçin.

 

  • Save as Type açılır okunu tıklayın, sonrada nesneyi kaydetmek istediğiniz dosya türünü tıklayın.

 

  • Gerekiyorsa dosya için yeni bir ad yazın.

 

  • Save düğmesini tıklayın.

 

4.2.2 Veritabanından Bir Metin Dosyasına Veri Vermek:

 

Access çok miktardaki bilgiyi depolamak ve gruplandırmak için güçlü bir araçtır. Tablo yada adlar, adresler ve başka access verilerini içeren form mektupları ve zarflar yaratmak için veri tabanı kayıtlarını Word belgesine gönderebilirsiniz. Örneğin word de form mektupları yaratabilir ve bu mektupları var olan bir access veritabanındaki ad ve adresleri kullanarak kişiselleştirebilirsiniz.

 

  • Database penceresinde Word belgesine eklemek istediğiniz tabloyu yada raporu tıklayın.

 

  • Database araç çubuğundaki Office Links açılır okunu tıklayın.

 

  • Merge it with MS Word’ü tıklayın.

 

  • Kullanmak istediğiniz bağlama seçeneği düğmesini tıklayın.

 

  • OK düğmesini tıklayın.

 

  • Var olan bir word belgesine bağlanmayı seçtiyseniz belgeyi açın.

 

  • Word de Mail Merge araç çubuğundaki Insert Merge Field açılır okunu tıklayın.

 

  • Eklemek istediğiniz alanı tıklayın. İstediğiniz kadar alan eklemek için bu adımı yineleyin.

 

  • Araç çubuğundaki Merge to New Document düğmesini tıklayın.

4.2.3 Access Tablolarını Excel’e Göndermek:

 

          Bir Acces Tablosunu Excel’e Eklemek:

 

  • Database penceresinde Excel’de çözümlemek istediğiniz tablo, sorgu, rapor yada formu tıklayın.

 

  • Database araç çubuğundaki Office Links açılır okunu tıklayın.

 

  • Tabloyu excel dosyası biçiminde kaydetmek için Analyze It With MS Excel komutunu tıklayın. Excel açılır ve çalışma kitabını görüntüler.

 

  • Çalışma kitabını düzenlemek için Excel komutlarını ve özelliklerini kullanın.

 

Modül 1 : Veritabanı Otomasyonu Hazırlamak

 

5.1.1 Denetim Panolarıyla (Switchboard) Çalışmak:

 

Veri tabanlarında otomasyonu sağlamak Denetim panoları vasıtası ile gerçekleştirilebilir. Denetim panoları veritabanınızın bir çok özelliğine kolayca erişebilmenizi sağlayan formlardır. İyi tasarlanmış bir denetim panosu ile veri tabanı kullanıcılarınız tek bir düğmeyi tıklayarak formları görüntüleyebilir, rapor yazdırabilir ve makroları çalıştırabilir. Denetim panosunu kullanıcıların veritabanını kullanırken görebilecekleri tek öğe olarak bırakarak accessin başka özelliklerini gizleyebilirsiniz.

 

Denetim panosunu yaratmak için Switchboard Manager eklentisi kullanılır. Switchboard Manager yeni denetim panoları yaratmayı ve var olanları düzenlemeyi sağlar.

 

Acces ile birlikte gelen tüm örnek veritabanlarının denetim panoları vardır. Dentim panosu, bir veritabanının bir çok özelliğinin bir düğmeyi tıklayarak kullanılabildiği özelleştirilmiş bir penceredir. Örneğin “Adress Book” denetim panosu zarf etiketleri yazdırmak, bir word belgesi ile adresleri birleştirmek yada bir adresi hızlı bulmak gibi görevlere anında erişim sağlar. Denetim panosu seçenekleri veri girmek yada görüntülemek için formlar, veri özetlerini görmenizi sağlayan raporlar yada veri alt kümelerini görüntülemenizi sağlayan sorgular açar.

 

5.1.2 Denetim Panosu (Switchboard)Yaratmak:

 

  • Tools menüsünü tıklayın. Database Utilities’i gösterip Switch Board Manager’i tıklayın.

 

  • Denetim panosunu yaratmak için Yes’i tıklayın.

 

  • Denetim Panosunun ana sayfasının içeriğini değiştirmek için Edit düğmesini tıklayın.

 

  • Ana sayfa için bir ad yazın.

 

  • Sayfaya bir eylem düğmesi eklemek için New düğmesini tıklayın.

 

  • Açıklama metnini yazın.

 

  • Command açılır listesinden bir komut seçin.

 

  • Report açılır listesinden form, rapor, makro denetim panosu yada işlev adı seçin.

 

  • OK düğmesini tıklayın.

 

  • Denetim panosuna daha çok eylem düğmesi eklemek için önceki adımları yineleyin.

 

  • Close düğmesini tıklayın.

 

  • Close düğmesini tıklayın.

 

Denetim Panosu tasarımını değiştirmek için Design görünümünde açın.

 

5.1.3 Yaratılan Denetim Panosunu Düzenlemek:

 

Yarattığınız denetim panosunu düzenlemek için yine Switchboard Manager kullanılabilir. Denetim panosu gözden geçirildiğinde, sayfa eklemek yada yarattığınız bazı düğmeleri kaldırmak isteyebilirsiniz. Ayrıca önceden yarattığınız düğmeleri farklı işlevleri yerine getirecek şekilde değiştirebilirsiniz.

 

          Denetim Panosu Sayfası Eklemek:

 

  • Tools menüsünü tıklayın. Database Utilities’i gösterip Switch Board Manager’i tıklayın.

 

  • New düğmesini tıklayın.

 

  • Yeni sayfa için bir ad yazın.

 

  • OK düğmesini tıklayın.

 

  • Yeni sayfayı Switchboard Page listesinden seçin, sonrada sayfanın içeriğini düzenlemek için Edit düğmesini tıklayın.

 

  • Switchboard manageri kapatmak için Close düğmesini tıklayın.